Thuật ngữ “gia phả” là từ Hán Việt. “Phả” còn được gọi là “Phổ”, chỉ là một cuốn sổ để ghi chép. Nói cho gọn nghĩa theo chữ Hán thì “Gia” 家 tức là nhà, còn “Phả” 譜 tức là phả vào, chép vào. Theo Hán Việt từ điển của Đào Duy Anh thì gia phả là quyển sách chép “Thế hệ lịch sử tổ tiên trong họ”. Theo cách hiểu Á Đông thì gia phả là quyển sách ghi chép liên tục đời này tiếp qua đời khác tên tuổi tổ tiên và con cháu của một nhà, một dòng họ.

Mục đích biên chép gia phả của người xưa chỉ là để con cháu biết rõ danh tính, hành trạng của tổ tiên và nguồn gốc quê hương, chi lưu của dòng họ. Đa số các quyển gia phả có lời tựa mở đầu bằng câu: “Quốc hữu pháp gia hữu phả” nghĩa là quốc gia có pháp luật duy trì trật tự, gia đình cần gia phả để giữ gìn giá trị văn hóa và sự gắn kết. Gia phả là cuốn lịch sử của gia tộc, trong đó nội dung cơ bản là ghi chép họ tên, tên tự, tên hiệu, tên thụy (tên hèm/tên cúng cơm), ngày tháng năm sinh/ tử, nơi an táng, hành trạng, kết hôn với ai, sinh mấy con, bao lần dời đổi nơi cư ngụ… của từng thành viên trong họ tộc, theo từng đời. Đối với việc ghi chép này, các dòng họ thế gia vọng tộc ngầm ý nhắc nhở con cháu cố giữ nếp nhà, lo chí tiến thủ để xứng với đời trước, giữ truyền thống lâu dài. Nhà bình dân thì đơn giản hơn, nhằm để người trong họ biết sự quan hệ gần xa nội ngoại.

Phả đồ họ Võ ở xứ Bà Giã, Ấp 1, xã Phước Vĩnh An, huyện Củ Chi, TP.HCM. 
(Nguồn: Viện Lịch sử Dòng họ)

Gia phả xuất hiện trên thế giới từ xa xưa. Không ai biết một cách chính xác về thời gian hình thành của gia phả, chỉ biết rằng gia phả được hình thành dựa trên ý niệm tự nhiên là biết ơn tiên tổ của con người cả ở phương Đông và phương Tây. Dựa theo trạng thái văn minh khác nhau của mỗi một vùng lãnh thổ, một quốc gia mà có cách làm gia phả khác nhau. Cũng do điều kiện tự nhiên, kinh tế và xã hội có sự khác biệt nên gia phả ở phương Tây và phương Đông cũng có thời gian ra đời và cách thức biểu hiện khác nhau. Do vậy, người ta thường chia ngành gia phả thế giới ra làm hai khuynh hướng phương Đông và phương Tây.